Sådan giver du et professionelt afslag til jobansøgere

Afslag skabelon til jobansøgere

Når jeres virksomhed udvælger de rette kandidater til den opslåede arbejdsstilling, er det afgørende, at det er saglige kriterier, som der lægges vægt på. Det kan bl.a. være uddannelsesniveau, arbejdserfaring, faglige kvalifikationer eller personlighed. 

I må ikke begrunde jeres afslag pga. køn, graviditet, alder, handicap eller etnicitet, og det kan koste jeres arbejdsplads en godtgørelse til ansøgeren, hvis I fravælger en kandidat på baggrund af disse ulovlige kriterier. Størrelsen af godtgørelsen kan variere afhængig af den konkrete sag. 

Det kan være en vanskelig og tidskrævende proces at give afslag til kandidater, der har søgt jeres stillingsannoncer. Der findes forskellige scenarier for jobafslag, fx afslag til ansøgere, der ikke har været til en samtale, og afslag til ansøgere, som har været til en samtale. Det vil vi komme nærmere ind på i de næste afsnit. 

Hvad skriver man i et afslag til jobansøgere, der ikke har været til en samtale

De ansøgere som i sortere fra inden jobsamtalen bliver afholdt, skal modtage et afslag fra jeres virksomhed. Det kan være en tidskrævende proces afhængig af stillingen, hvorfor mange organisationer vælger at sende et skriftligt standardsvar, der ofte ikke begrunder afslaget yderligere. 

Et eksempel på sådan en standardbesked kan være: 

”Tak for din ansøgning til *indsæt stilling*. Vi har modtaget mange henvendelser til denne stilling, og vi har valgt at gå videre med de profiler, som vi mener passer bedst til vores virksomhed. Desværre har vi valgt ikke at gå videre med din ansøgning i denne omgang. 

Vi ønsker dig held og lykke med din jobsøgning”

Desuden kan I inkludere i beskeden, at kandidaten kan holde øje med fremtidige stillinger, hvis det er relevant for jeres virksomhed. 

I kan benytte jer af følgende skabelon, hvis I vil give et pænt afslag på en uopfordret ansøgning:  

”Tak for din ansøgning til *indsæt stilling*. Vi leder ikke efter kandidater til denne stilling i øjeblikket, men vi ønsker dig held og lykke med din jobsøgning”

 

Alternativt kan du vælge at bede om ansøgerens tilladelse til at beholde ansøgningen. Dette skal blot ske ift. GDPR reglerne, som du kan læse mere om nedenfor.

Hvad skriver man i et afslag til de ansøgere, som har været til en jobsamtale

Det er tilladt at give de ansøgere, der har været til en samtale, et standardsvar, hvis I vælger ikke at gå videre med kandidaterne. Dog anbefales det, at I giver en personlig tilbagemelding, fx mundtligt, selvom det kan være tidskrævende. 

Jeres afslagsbegrundelse kan tage udgangspunkt i, hvad I har lagt vægt på ift. kvalifikationer, evner og arbejdserfaring hos den foretrukne ansøger. Den mundtlige samtale med den fravalgte ansøger er også en mulighed for at takke kandidaten for vedkommendes interesse for det ledige job. Desuden kan I med fordel fremhæve de positive elementer fra jobsamtalen som kandidaten kan anvende til den næste jobsamtale. 

Dette kan medvirke til at kandidaten – på trods af skuffelsen – oplever at have modtaget en professionel behandling i rekrutteringsforløbet. Hvis du gerne vil læse mere om rekrutteringsprocessen, har vi udarbejdet en artikel som du kan læse her. 

Hvor længe må man beholde en ansøgning?

De ansøgninger jeres virksomhed ikke vælger at gå videre med, og ikke har organisationens interesse eller relevans, bør I slette senest inden for seks måneder. Det er ikke påkrævet at I indhenter samtykke fra ansøgeren i denne situation. 

Desuden er det muligt at opbevare kandidatens ansøgning og CV, hvis jeres virksomhed vurderer, at ansøgeren er relevant i en anden stilling. Dette kræver dog, at ansøgeren har givet sit samtykke. Det er nemlig databeskyttelseslovens krav til samtykke, der hælder her. 

Dertil kan jeres arbejdsplads vælge at beholde kandidatens CV og ansøgning med henblik på senere rekruttering. Det anbefales dog, at I maksimalt opbevare oplysningerne i seks måneder – medmindre der er en god grund til at beholde oplysningerne i en længere tidsperiode. Her er det værd at nævne, at I skal under alle omstændigheder meddele kandidaten om, hvor lang tid I opbevarer ansøgerens informationer. 

Dansk Industri, DI, anbefaler, at arbejdspladser allerede under rekrutteringsprocessen tilegner sig ansøgerens samtykke til, at organisationen kan opbevare kandidatens ansøgning og CV i seks måneder. Dette er relevant, hvis I vil have muligheden for at beholde oplysningerne med henblik på senere rekruttering. 

Vi har ligeledes skrevet en artikel, der kan gøre dig klogere på GDPR-reglerne.