Employee advocacy guidelines - Til din opstart af ambassadørkorps

Employee advocacy - dit udgangspunkt

For mange virksomheder kan det virke grænseoverskridende at overveje employee advocacy. Der kan være mange årsager dertil:

• Frygten for at det kan give bagslag. Eksempelvis at en medarbejder uforvarent kommer til at give misinformation, eller komme med ytringer, som ikke stemmer overens med virksomhedens værdier. I værste fald kan man forestille sig, at medarbejderens ytringer gør, at virksomheden kommer til at have negativ omtale i medierne
• Virksomhedskulturen; Ledelsesstilen; Typen af produkter og brancher kan gøre, at modstanden mod employee advocacy er stor

Frygten vil kunne bemærkes blandt medarbejderne, og det kan være stærkt hæmmende for lysten til deltage i et ambassadørkorps. For hvorfor gøre noget for HR-afdelingen, hvis min chef eller direktøren ikke kan lide det?

Men, men, men...

risikoen for negativ omtale i medierne er yderst minimal. Medarbejderne kommer sjældent til at sige noget uhensigtsmæssigt - specielt hvis du er en god coach og har lave nogle gode guidelines.  

Employee advocacy guidelines

Det er med vilje at ordet 'guideline' er brugt i denne sammenhæng, for der er ikke tale om et rigid regelsæt!

Hvor et regelsæt kan være svære at ændre, er en guideline langt mere dynamisk, og kan bruges i langt flere sammenhænge. Der kommer helt tiden nye sociale medier til, så det nytter ikke noget, hvis kun Facebook er omtalt - for det er so last year, hvis du spørger generation Z.

Hvad må medarbejderen (ikke)?

Det måske lidt som at dræbe en fest, som ikke engang er kommet rigtig igang, at begynde at tale om, hvad medarbejderen må (og ikke må), når medarbejderen markedsfører virksomheden.

Ikke desto mindre, er det godt at du og medarbejderne kender til de regler som Forbrugerombudsmanden foreskriver i forhold til god markedsføringsskik henholdsvis Datatilsynet i forhold til ophavsret:

1. Laver medarbejderen en såkaldt newsjacking (David Meerman Scott, 2011), hvor medarbejderen kaprer aktuelle begivenheder og rider med på medieomtalen, så skal der være en kildehenvisning som mininum og gerne et link, så seerne kan se ophav på materialet
2. Tager din medarbejder et billede eller laver en video eller story i det offentlige rum, og der er mange deltager såsom til en koncert, så skal medarbejderen ikke have tilladelse til at optage en video, af hver enkelt koncertgæst. Men det er en god idé, at spørge koncertarrangøre om tilladelse til optagelse, før videooptagelse sker. Skulle der være en lille gruppe af mennesker, som er i baggrunden på videoen, skal der indhentes tilladelse, hvilket fremgår af vejledningen fra Datatilsynet. Her kan du også læse om retningslinjerne for optagelse i foreningslivet
3. Markedsføringsloven omhandler blandt andet: Uanmodet elektronisk henvendelser, også kaldet for spam. Der skal derfor foreligge et gyldigt samtygge, hvis din medarbejder opfordrer til handlinger såsom at synes godt om. Et eksempel på gyldigt samtygge er, hvis modtageren har akcepteret at være en del af jeres nyhedsbrevsliste
4. Der skal være en klar markering i starten af medarbejderens opslag på de sociale medier, hvilket Forbrugerombudsmanden har klargjort her. Eksempelvis skal medarbejderen klart via sin sociale media profil vise, at medarbejderen arbejder for din virksomhed. Har du lavet en aftale med medarbejderen om, at medarbejdere skal lave x-antal posts i en given periode, skal medarbejderen også markere sit post som #reklame

Både Datatilsynet og Forbrugerombudsmanden opdater deres anvisninger løbende, så tjek deres websites, så er du godt rustet til at lave din employee advocacy guideline.

Som det næste i din guideline er, at du klargør følgende punkter:

• Hvad kan medarbejderen i forhold til virksomhedens værdisæt og CSR?
• Hvordan er best practise på de sociale medier?
• Hvordan håndteres kritiske kommentarer?
• Hvilke oplysninger må (eller må medarbejderen ikke) give til offentligheden
• Har virksomheden nogle fokusområder og ønsker til promovering?
• Fakta skal være korrekte
• Hvordan sikrer medarbejderen, at opslagene kan forsvares for offentligheden?
• Virksomheden har det juridiske ansvar - det har medarbejderen ikke
• Kommunikationen foregår i en ordentlig tone
• Medarbejderen skal skabe empati for virksomheden
• Post skal være informerende, ikke sælgende
• Transperens omkring hvor medarbejderen arbejder
• Overhold reglerne for ophavsret
• Der må ikke refereres fra strategimøder
• Branchesladder er et no go
• Pressehenvendelser henvises til kommunikationsafdelingen
• Brug din personlighed og skab værdi for seerne
• Kvalitet på lyd og lys skal være i orden
• Aftal hvilke sociale medier, der skal bruge (evt. individuelt af hængig af profilerne i ambassadørkorpset). De fleste HR-afdelinger vælger kun nogle få social media kanaler
• Content tilpasses de valgte medier og målgruppen. Her tænkes på længde af det skrevne indhold; Videoernes længde; Taleform osv.

Et socialt medie skiller sig ud fra de andre social medier, idet det er et professionelt forretningsnetværk: Linkedin

Employee advocacy på Linkedin

For at fremstå professionelt, er der lige nogle få ting, som du skal tjekke eller hjælpe medarbejderen med at få på plads, hvis det ikke allerede er i orden:

1. CV skal være opdateret, herunder skal jobbeskrivelsen for nuværende arbejdsgiver (dig) være opdateret
2. Sørg for at der er et fængende resumé herunder, hvilken værdi man skaber for sin nuværende arbejdsgiver - gerne med en beskrivelse af de arbejdsopgaver medarbejderen løser. I resuméet kan medarbejderen også tilføje kontaktoplysninger; Linke til virksomhedens website, eller publikationer, som medarbejderen har lavet
3. Upload et professionelt profilfoto, og eventuelt maksimer det visuelle med et godt coverbillede (Et citat; Foto af glade medarbejdere i jeres virksomhed; Medarbejderens passion etc.)
4. Skriv en fængende overskrift. Brug gerne jobtitel til at skabe faglighed

I den sammenhæng er det være at nævne, at både profilbilledet og overskriften følger medarbejdere på al aktivitet som sker på Linkedin - det vil sige er synligt for alle.

Derimod kan coverbillede og resumé kun ses, når man klikker på medarbejderens profil.

Du er nu klar til næst trin: