Forandringskommunikation - 5 veje til at skabe vedvarende forandring i virksomheden

Forandringskommunikation 

Kommunikation er en af de stærkeste komponenter i skabelsen af forandringer. 

Nogle kommunikations - og HR-afdelinger oplever, at deres budskab ikke bliver modtaget ordentligt af medarbejderne og derved lykkedes skabelsen af en langvarig og vedvarende forandring ikke. 

I denne artikel vil du lære, hvordan du kan kommunikere forandringerne, så de holder og skaber frugtbare resultater for din virksomhed. 

1.  Budskabet skal være klart 

Ofte kan budskaber for forandringer komme til at lyde som floskler: “Vi vil have fokus på kundernes behov” - men hvordan? 

Der er risiko for, at budskabet bliver for ukonkret, når det leveres som slogans. Derfor er det vigtigt, at medarbejderne introduceres for forandringen på en måde, hvor de præsenteres for, hvad forandringen betyder for dem, og den måde de agerer i deres arbejde. 

I forandringskommunikation skal fokusset være rettet mod, hvad medarbejderne skal gøre anderledes. Derfor er det vigtigt at finde ud af, hvad du vil have ud af kommunikationen. Dette kan du læse om i næste afsnit. 

Kommunikationsmålet 

Ifølge forsker i kommunikation, Helle Petersen, er der fire forskellige kommunikationsmål, når det indebærer et ønske om at skabe en forandring. Disse kan ses i de følgende punkter: 

1. Opmærksomhed 
2. Viden eller forståelse
3. Holdning eller accept 
4. Handling 

I det ovenstående skal tallene ses som rangerende fra let til svær kommunikation. Det vil sige, hvis din virksomhed eksempelvis ønsker en adfærdsændring hos dine medarbejdere, så skal der mere kommunikation til, end hvis målet var at få dine medarbejderes opmærksomhed. 

En måde at komme en adfærdsændring i møde på ville være at tage udgangspunkt i disse spørgsmål,  hvor der er taget afsæt i de fire kommunikationsmål: 

1. Det informerende niveau - Hvad er der sket? 
2. Det forklarende niveau - Hvorfor er det sket? 
3. Holdningsniveauet - Hvad betyder det for mig? 
4. Det instruerende niveau - Hvad skal jeg gøre? 

Det er disse niveauer og spørgsmål, som du kan forholde dig til, hvis du vil introducere en forandring for dine medarbejdere. På denne måde sætter du dig ind i, hvad dine medarbejdere tænker, føler og gør, allerede når du laver strategien. 

2. Forandringsledelse

Når forandringen skal kommunikeres, er det vigtigt, at du kommunikerer løbende. Det er essentielt at se forandringen som en proces og ikke som en begivenhed, der kun skal kommunikeres en gang. 

En løsning på dette problem kan være planlægning af kommunikationen for hele forandringsprocessen. Her kan du med fordel besvare spørgsmål som “hvor lang er processen?” og “hvordan skal vi gribe processen an?” 

Derfor er tid og kontinuitet hovedkomponenterne, når det kommer til forandring. Ved at implementere disse via forandringsledelse, vil du opnå de bedste resultater. Men dette hjælper ikke noget, hvis medarbejderne ikke tager de nye forandringer til sig. Derfor kan du blive klogere på, hvordan du undgår dette problem ved at læse med i næste afsnit. 

3.  Sørg for, at medarbejderne tager de nye forandringer til sig 

Bare fordi et budskab er blevet kommunikeret gentagne gange, betyder det ikke, at budskabet er blevet taget imod af virksomhedens medarbejdere. Derfor er det en fordel, hvis budskabet ikke kun kommunikeres via kanaler som nyhedsbreve, e-mails, præsentationer og stormøder, men at man også værdsætter at have en dialog med medarbejderne. 

Undersøgelser viser, at vi mennesker husker bedst, hvis vi kommunikerer med hinanden end til hinanden. Hvis du primært benytter dig af envejs-kommunikationskanaler, så bidrager dette til medarbejdernes opmærksomhed og viden, men ikke til holdning og handling. 

Med dette in mente, kan vi grave et spadestik dybere ved at kigge på, hvem der skal formidle forandringen. 

4. Vælg den rette til at formidle jeres budskab 

Det nytter ikke noget at kommunikere budskabet for forandringen ud, hvis det ikke er de rette, der formidler den. Hvis en stor virksomhed ønsker at skabe vedvarende forandringer, er det vigtigt, at topledelsen også bliver engageret. 

Hvis ledelsen og topledelsen også er en del af formidlingen af budskabet, kan dette smitte af på medarbejdernes engagement, da forandringen bliver prioriteret som en vigtig del af virksomhedens overordnede kommunikationsstrategi.  

5. Appelér til det velkendte og trygge, når forandringen skal kommunikeres 

Når forandringen skal implementeres i din virksomhed, kan du med fordel slette ordet “ny” fra dit ordforråd. 

Kommunikerer alle de processer, der ikke skal ændres. Her kan du med fordel tage udgangspunkt i disse spørgsmål, når forandringen skal formidles: 

1. Hvad er I allerede lykkedes rigtig godt med i den gamle strategi? 
2. Hvordan kan I arbejde videre med den gamle strategi? 
3. Hvilke processer og måder at arbejde på vil I beholde? 
4. Hvilke opgaver forbliver uændret? 

Ved at tage udgangspunkt i noget der er velkendt, kan medarbejderne lettere tage i mod den nye information, hvilket er en nødvendighed, når forandringer skal skabes. 

Det næste gode spørgsmål er, hvordan skaber du forandringer, når: