Personalehåndbog – eksempler på, hvad medarbejderhåndbogen skal indeholde

Personalehåndbog

Det kan være en fordel, at jeres virksomhed udarbejder en personalehåndbog, der udpensler retningslinjer og vigtige informationer, som gør sig gældende på jeres arbejdsplads. Personalehåndbogen kan bl.a. indeholde virksomhedens alkohol- og rygepolitik.

I denne artikel vil vi gøre dig klogere på, hvorfor det kan være en god ide at udarbejde en personalehåndbog samt forslag til, hvad jeres medarbejderhåndbog kan inkludere. 

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehåndbog kan være et dokument, hæfte, en mappe eller en side på arbejdspladsens intranet, der klargør essentielle informationer og regler i jeres organisation.  

Personalehåndbogen er således et informationskatalog med guidelines, der er fastsat af virksomheden som en del af ledelsesretten. En personalehåndbog er bl.a. anvendelig, når nye medarbejdere skal lære mere om arbejdspladsen og dens kultur, og kan derfor indgå i onboarding processen. 

Det er ikke et krav at skrive en personalehåndbog, men det kan være en god ide, idet det kan give en solid fælles forståelse af virksomheden. 

Personalehåndbogen bliver også kaldt en medarbejderhåndbog. 

Personalehåndbog skabelon

Hvad skal personalehåndbogen indeholde?

Personalehåndbogen omfatter typisk supplerende regler og rettigheder til medarbejderens ansættelseskontrakt. Eksempler på emner, der kan være beskrevet i medarbejderhåndbogen, kan være:

• Alkoholpolitik: Her kan virksomheden bl.a. udpensle holdningerne til alkohol på arbejdspladsen. Alkoholpolitikken kan ligeledes omhandle arbejdspladsens tilbud og støtte i forbindelse med et behandlingsforløb for ansatte, der har et alkoholmisbrug. Hvis du gerne vil læse mere om alkoholpolitik på arbejdspladsen, kan du med fordel læse denne artikel
• Rygepolitik: Det er et lovkrav at alle offentlige og private arbejdspladser skal udforme en skriftlig rygepolitik, der fx klargør, hvor medarbejderne kan ryge, eller hvorvidt der er et totalt rygeforbud i arbejdstiden. Du kan læse mere om rygeloven og rygepolitik her
• Arbejdsmiljø: I personalehåndbogen kan der fx være retningslinjer, hvor varmt eller hvor koldt der må være på kontoret, hvor tungt de ansatte må løfte, eller hvordan arbejdspladsen håndterer mobning eller chikane
• Håndtering af sygdom: Her kan i fx opsummere, hvilke regler I har ift. sygemelding. Dette afsnit kan bl.a. beskrive, hvor hyppigt arbejdsgiveren må kontakte den sygemeldte medarbejder, og hvad der forventes af den ansatte ved en sygemelding
• IT-politik: En IT-politik kan forklare, hvilke regler, der gælder, for benyttelse af mobiltelefoner og sociale medier i arbejdstiden. IT-politikken kan ligeledes gennemgå regler omkring, hvorvidt medarbejderen må tage sin arbejdscomputer med hjem eller bruge den andre steder end på kontoret

• Feriefridage: Hvis ansatte har ret til feriefridage, så kan det med fordel blive beskrevet i medarbejderhåndbogen. Feriefridage er betalte fridage udover de obligatoriske 5 ugers ferie, der bestemmes af ferieloven. Du kan læse mere om ferieloven her
• Overarbejde: Personalehåndbogen kan gennemgå retningslinjer ift. overarbejde. Det kan fx være tillæg, og hvor lang tid i forvejen virksomheden bestræber at varsle overarbejde 
• Barsel: Barselsloven og funktionærloven indeholder regler, der definerer, hvorledes de ansatte skal afholde deres barsel, og hvor meget løn medarbejderne har ret til under et barselsforløb. Det kan også fremgå i medarbejderhåndbogen, hvis de ansatte har ret til mere løn end det, der bestemmes af lovgivningen. Hvis du gerne vil blive klogere på Funktionærloven, kan du med fordel læse denne artikel

Desuden kan det være en god ide at etablere en rød tråd i medarbejderhåndbogen. Du kan anvende den følgende struktur:

1. Forside: Her kan du opsætte en forside med virksomhedens navn, logo, adresse og CVR-nummer
2. Indledning: I indledningen kan du fx forklare formålet med personalehåndbogen
3. Regler og retningslinjer: I dette afsnit kan du formulere alle regler og retningslinjer, der gør sig gældende for din virksomhed
4. Slutside: På slutsiden kan du afslutte personalehåndbogen med en illustration eller en kort opsummering

Er det et lovkrav at have en personalehåndbog?

Det er som tidligere nævnt ikke et krav at udarbejde en medarbejderhåndbog. Således er det op til arbejdsgiveren eller ledelsen på arbejdspladsen at vurdere, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at udarbejde en personalehåndbog. Dog kan det være en fordel at have en personalehåndbog, der opsummerer regler og retningslinjer, hvilket kan bidrage til en større sammenhængskraft i organisationen. 

Overtrædelse af reglerne i medarbejderhåndbogen

Hvad sker der, hvis en medarbejder overtræder reglerne i medarbejderhåndbogen?

Medarbejderhåndbogen er ligesom ansættelseskontrakten bindende. Derfor skal de ansatte overholde reglerne og retningslinjerne, der fremgår i personalehåndbogen. I tilfælde af at en medarbejder overtræder reglerne i personalehåndbogen, kan vedkommende i værste fald blive opsagt. 

Men det skulle gerne undgås, så hvad kan du gøre, for at skabe: