Tjenstlig- og adfærdskorrigerende samtaler – din guide til den svære samtale

Tjenstlig samtale

Vanskelige samtaler er en del af lederopgaven. Denne type af medarbejdersamtaler kan fx opstå, hvis en ansat udviser en adfærd, der påvirker arbejdsmiljøet negativt. 

I denne artikel vil vi derfor klæde dig på til, hvorledes du kan håndtere den svære samtale.

Hvad er en tjenstlig samtale?

En tjenstlig samtale er en dialog med din ansatte, og den kan have forskellige formål, bl.a. instruktioner eller omlægning ift. arbejdsopgaver. 

Den tjenstlige samtale kan dog også have en mere alvorlig karakter, fx kan en tjenstlig samtale omhandle samarbejdsvanskeligheder, overholdelse af arbejdspladsens retningslinjer, eller kedelig adfærd. 

I dette indlæg vil primært beskæftige os med samtalen, der har en mere alvorlig karakter – den adfærdskorrigerende samtale. 

Hvordan afholder man en adfærdskorrigerende samtale?

Den adfærdskorrigerende samtale kan være en stor mental udfordring – også selvom du har ledererfaring. Dette skyldes bl.a. at du kommer tæt på et andet menneske, fx hvis du italesætter vedkommendes adfærd og værdisæt. 

Det kan derfor være en fordel, hvis du går ind til samtalen med et forløsende mindset fremfor et nervøst, vanskeligt tankesæt. Den adfærdskorrigerende samtale er nemlig en mulighed for at udvikle adfærd og øge forståelsen for hinanden, og således skabe resultater og styrke trivslen på den lange bane. 

Desuden kan det anbefales, at du afholder samtalen mens problemerne fortsat er små. Dertil bør du også forberede dig så du holder den alvorlige samtale på et sagligt niveau fremfor et emotionelt grundlag. 

Før samtalen

Inden du indkalder til den adfærdskorrigerende samtale med din ansatte, er det afgørende, at du har et klart formål med dialogen. Her kan du fx overveje: 

• Hvorfor er samtalen vigtig?
• Hvilket udbytte skal samtalen have?
• Hvad vil jeg gerne have ændret?
• Hvad sker der, hvis samtalen lykkes?
• Hvilke konsekvenser får det, hvis samtalen går skævt?

Derudover bør du undersøge, om jeres arbejdsplads har politikker eller retningslinjer for alvorlige samtaler, der kan hjælpe dig yderligere. 

Efter du har overvejet de ovenstående spørgsmål, kan du booke et mødelokale, hvor I kan afholde samtalen uforstyrret. Desuden kan det være en god ide at afsætte ekstra tid til en efterfølgende dialog. 

Det er ligeledes en fordel at invitere din medarbejder i god tid, og orientere vedkommende omkring samtaleemnet. 

Medarbejderen skal også have muligheden for at have en bisidder.

Det er ikke unormalt, hvis du oplever en irritation på medarbejderen, men prøv at arbejde med dig selv inden samtalen – det kan give et mere nuanceret syn på den ansatte. Her kan du fx finde fem positive træk ved medarbejderen. Endeligt kan det være en fordel at søge sparring hos dine ledere, der tidligere har haft alvorlige samtaler med deres ansatte. 

Når du begynder samtalen, er det vigtigt at komme godt fra start. 

Du kan fx indlede den adfærdsregulerende samtale med en af følgende sætninger: 

• Jeg er glad for, at du havde mulighed for at mødes med så kort varsel
• Jeg vil gerne tale med dig om […] Målet med samtalen er, at vi finder en løsning på […]
• Jeg vil gerne have nogle forslag til, hvorledes jeg kan hjælpe dig med […]
• Det vil være fint, hvis du kunne dele din mening vedr. […] Hvad motiverer dig til at […]

Under samtalen

Det er essentielt at du tidligt i samtaleforløbet klargør, hvorfor du har indkaldt medarbejderen til en samtale, og hvad målet med samtalen er.

Husk at være nærværende i samtalen og lyt til, hvad din medarbejder fortæller. Måske giver den ansatte dig oplysninger, som du ikke var klar over eller havde overvejet. Det kan også være, at der er en god grund til, hvorfor medarbejderen har ageret på en uheldig måde. Dertil bør du være ærlig og sige tingene direkte – men med respekt. 

Hvis medarbejderen ikke bidrager med løsningsforslag, kan du fx spørge:

• Hvad ville der ske, hvis […]?
• Kunne du forestille dig, at vi gjorde […]?
• Hvis din kollega oplevede et lignende problem, hvad ville du så sige til ham?
• Kan du huske en anden situation, hvor du var udsat for et lignende problem? Hvad gjorde du dengang for at løse problemstillingen?

Derudover bør du tale med medarbejderen om:

• Hvad der kan ske, hvis udfordringen ikke bliver løst. Endeligt er det en fordel at aftale et tidspunkt, hvor I følger op på samtalen.

Efter samtalen

Efter samtalen, er det centralt at du skriver et referat og sender en mail til medarbejderen. Hvis du har givet den ansatte en påtale, er det også vigtigt, at du udarbejder en skriftlig advarsel. 

Således har i et fælles billede af samtalen og dialogens indhold. Du kan bl.a. skrive ned, hvilke aftaler I har indgået, og hvem der gør hvad, og hvornår I følger op på den adfærdsregulerende samtale. 

Når du vurderer, at den ansatte har nået målet, er det en god ide at afholde en samtale, hvor I visker tavlen ren. 

Læs mere om: